Realizar o monitoramento de diários oficiais de maneira assertiva e eficaz é um grande desafio para empresas e profissionais de Relações Institucionais e Governamentais (RIG). A tarefa de acompanhar as publicações e determinar o impacto que cada uma delas poderá gerar sobre os negócios não é simples.
O processo de transformação digital adotado pelos governos conferiu à população maior proximidade com as ações dos três poderes.
Mas, apesar do movimento de digitalização monitorar os atos do Poder Executivo por meio do Diário Oficial da União (DOU), o dia a dia desses profissionais demanda a inclusão de ferramentas e tecnologias específicas para que seja possível acompanhar o maior número de decisões no menor tempo possível.
Isso se torna ainda mais crucial quando o objetivo é seguir de perto a atuação de estados e municípios por meio dos seus Diários Oficiais dos Estados (DOE) e Diários Oficiais dos Municípios (DOM).
Um exemplo dessa necessidade pôde ser observado no último ano. Com a pandemia do novo Coronavírus, houve uma explosão na quantidade de decisões governamentais. Em 2020, o Congresso Nacional recebeu 101 Medidas Provisórias (MPs). O número foi o maior em quase duas décadas, segundo dados do Senado Federal.
Desde o início de março do ano passado, quando foi publicada a primeira medida voltada ao combate à Covid-19, o Palácio do Planalto emitiu, em média, uma MP a cada dois dias úteis. Em comparação, desde 2001, o Poder Executivo assinou, no máximo, uma medida por semana.
Com o recorde de iniciativas legislativas e publicações, inclusive nas esferas estadual e municipal, monitorar o legislativo e os diários oficiais de forma manual se tornou uma tarefa impraticável.
Monitoramento dos diários oficiais e a solução da Sympla
Com a aceleração das decisões por parte de todos os entes federativos e o número exorbitante de alterações ou inovações legislativas, investir no monitoramento inteligente foi a saída para muitas empresas, entidades do terceiro setor e mesmo órgãos públicos.
O caso da Sympla é um dos exemplos de como organizações podem se beneficiar ao recorrer ao uso de plataformas digitais para realizar o acompanhamento e mensurar a influência de cada medida.
A Sympla é uma das maiores empresas de tecnologia no mercado de eventos e venda de ingressos. Por meio de sua plataforma é possível que qualquer pessoa crie eventos de forma gratuita ou que cobre pelas atividades que organizar de uma maneira simples.
O modelo de negócios da organização desempenha um importante papel social ao fornecer recursos para que as pessoas possam se conectar e trocar experiências sem custo. Um exemplo disso é a utilização do site por professores que criam eventos gratuitos para dar aulas de reforço aos estudantes da rede pública. Ou, ainda, empreendedores que usam a plataforma para disseminar conhecimento a fim de ajudar pequenos negócios.
Mas, além do impacto social, a atuação da Sympla no contexto das Relações Governamentais evidencia a importância do monitoramento dos diários oficiais para se antecipar às medidas e atuar junto aos tomadores de decisão sobre temas de interesse.
Os impactos da pandemia para os negócios da Sympla
Diante do cenário da pandemia, o fechamento do setor de comércio e, principalmente, a proibição de eventos, mudaram radicalmente a atuação de diversas empresas do segmento.
No caso da Sympla, que monitora projetos de lei a nível federal, estadual e municipal, se manter atualizado sobre qualquer novidade em relação à reabertura de eventos e acompanhar atos administrativos pelos diários oficiais dos entes subnacionais foi fundamental. Mas como isso foi feito em um contexto federativo com 26 Estados, o Distrito Federal e cerca de 5.700 municípios?
Em entrevista exclusiva à Inteligov, Marília Robles, profissional de RIG e Government Affairs na Sympla, contou que a organização passou a acompanhar mais de perto as políticas públicas estaduais e municipais sobre eventos a partir de julho de 2020 e buscou manter os stakeholders atualizados.
“Desde julho nós nos aperfeiçoamos na leitura de decretos e temos a informação na nossa mão, uma vez que podemos obter informações sobre o setor diretamente e não mais dependendo da veiculação na mídia”, conta.
No entanto, segundo Robles, o trabalho realizado antes demandava a leitura dos diários oficiais manualmente e era bastante complexo, uma vez que o processo se dava pela busca de palavras genéricas (como “eventos”) e isso gerava resultados que, muitas vezes, não tinham ligação com o que as equipes estavam buscando. Mais do que isso, desenvolvendo a atividade de forma manual, não era possível buscar em mais do que 15 diários oficiais.
“Hoje, com a Inteligov, nós cadastramos várias palavras que de fato nos auxiliam no monitoramento, como teatros, por exemplo, e dessa forma a informação vem bem mais certeira. Assim, a gente chega mais rápido ao decreto, que tanto proíbe quanto retoma a atividade, filtramos por data e vamos reduzindo a busca”, declara.
Ela relatou que a cidade de Curitiba, um dos locais que a Sympla acompanha, proibiu a realização de eventos e voltou fases no plano de reabertura. Encontrar essa informação no Diário Oficial manualmente é uma atividade difícil porque, em muitos casos, o decreto encontrado não possui a informação exata, ele apenas menciona a alteração feita em cima de outro decreto.
“No Diário Oficial, que é uma leitura difícil e está sempre com um decreto linkado a outro, não tem como a resposta ser fácil. Antes nós monitorávamos cada diário oficial de cerca de 10 capitais e era um trabalho cansativo e muitas vezes não conseguíamos todas as informações. Hoje temos ferramentas, com a Inteligov, que facilitam essa rotina”, explica.
Robles conta que com a mudança de procedimento no modo de realizar o monitoramento dos diários oficiais, ao abandonar o acompanhamento manual e adotar a ferramenta desenvolvida pela Inteligov, a economia de tempo foi muito significativa.
“Por dia eu levava em torno de 3 horas para fazer o monitoramento manual, que resultam em 15 horas semanais. Agora, não demoro 20 minutos a cada dois dias”.
Com a redução do tempo na rotina diária de monitoramento, o profissional de RIG consegue concentrar seus esforços nas atividades estratégicas em relação às medidas que trarão impactos para o setor de atuação, gerando assim maior valor. Além disso, a cobertura pode aumentar de 10 capitais para cerca de 2.000 municípios, mantendo a redução de tempo conquistada.
A adoção de recursos tecnológicos pela Sympla, a partir da utilização de ferramentas de monitoramento inteligente, foi essencial para que a organização pudesse fazer o monitoramento de diários oficiais de maneira simplificada.
Os resultados impactaram tanto o trabalho do profissional responsável pelo acompanhamento, como a imagem da empresa e o fortalecimento de seu relacionamento com os stakeholders.