Monitoramento manual e monitoramento automatizado: o que é melhor quando o assunto é acompanhar as modificações da legislação? Se essa pergunta deixou alguma dúvida, saiba que essa sensação é comum.
É bem provável que, na sua organização, o trabalho seja feito de forma manual, já que essa é a maneira tradicional. No entanto, o monitoramento legislativo pode ser simplificado. Para você ter uma ideia, é possível passar de 15 a 20 horas por semana para 30 a 60 minutos na atividade de montar a agenda e fazer o acompanhamento.
Essa diferença significativa chamou sua atenção? Então, acompanhe este post. Aqui vamos mostrar por que o controle das leis publicadas é relevante, a forma como ocorre o processo manual e quais são as vantagens do monitoramento automatizado. Continue lendo!
Por que o monitoramento legislativo é importante?
As leis aprovadas e, depois, sancionadas impactam a vida de todos os brasileiros e o funcionamento da sua organização. Para conhecer as oportunidades e ameaças existentes, é preciso fazer um controle próximo do que é discutido. Em outras palavras, encontrar modificações legislativas que prejudicam ou beneficiam o seu negócio é o primeiro passo para alcançar o sucesso.
A partir desse acompanhamento, é possível identificar novas práticas exigidas do seu negócio e aperfeiçoar o compliance, por exemplo. Ao mesmo tempo, essa atividade tem relação direta com a transparência da gestão pública. Por isso, o monitoramento tem grande interesse para qualquer atividade desenvolvida no País, seja da iniciativa privada, seja da pública ou sem fins lucrativos.
O resultado de identificar os novos projetos de lei (PL’s) em níveis federal, estadual e municipal é a possibilidade de traçar estratégias eficientes de atuação no mercado em que a organização está inserida. Da mesma forma, auxilia as tomadas de decisão e a elaboração de um planejamento estratégico. Como consequência, torna-se mais fácil debater os trâmites e sugerir alterações nas propostas. Com isso, você tem uma chance efetiva de contribuir com a sociedade e, lógico, com a sua organização.
Como o monitoramento manual é feito?
O monitoramento manual é realizado a partir de pesquisas diárias em diferentes fontes, como os sites da Câmara, do Senado, das Assembleias Legislativas de cada Estado, das câmaras municipais, dos diários oficiais, etc. Nessa busca, aparecem várias informações a respeito de projetos sobre saúde, agropecuária, aprovação de defensivos agrícolas, proteção aos dados e outros que podem ou não ter impacto na sua organização.
A partir disso, é necessário filtrar as proposições e começa a ser possível acompanhá-las via acesso e pesquisa nas fontes oficiais. A dificuldade existente é que — além de ser fácil esquecer alguma fonte e levar muito tempo para fazer a busca — cada site tem uma interface diferente. Em um, o campo de busca está no topo. Em outro, no rodapé. Essas alterações, em princípio, pequenas, geram um desgaste mental grande. E aqui estamos ignorando as não poucas vezes em que os sites estão fora do ar.
Alguns sites oferecem o serviço de push para envio de notificações — via e-mail — sobre as alterações legislativas. No entanto, esse serviço nem sempre está disponível e é comum a mensagem chegar com muito atraso. No mais, não cobrem a descoberta de novas matérias, o que sempre tem que ser feito na unha.
Principais riscos
O processo de acompanhamento manual é custoso, porque um colaborador precisa ficar alocado durante várias horas da semana para monitorar os sites. Caso o serviço de push seja oferecido e esteja ativado, o e-mail costuma chegar com atraso e é comum você esquecê-lo no inbox.
Quando há a cópia do andamento para uma planilha em Excel — criada justamente para registrar os projetos monitorados —, a interface do programa não ajuda. Como não foi pensado para essa finalidade, se um andamento é colado em linha errada, o caos será criado. Outro problema é a possibilidade de armazenar poucos dados, a dificuldade de cruzá-los e o potencial de gerenciamento de um número restrito de PL’s ao mesmo tempo. Com mais do que 100, 150, o procedimento se torna impossível.
Como funciona o monitoramento automatizado?
A ideia do monitoramento automatizado é concentrar o seu trabalho naquilo que gera valor. O processo de acompanhar tramitações, apresentações de projetos e atualização é feito de maneira automática. Caso você queira exportar os dados para o formato do Excel (ou outros!), é possível executar essa ação com facilidade.
Basta você cadastrar no sistema os termos e proposições que deseja acompanhar — soja, saúde, educação, PR 12/2019 — e os próprios robôs (bots) da solução varrem os sites de órgãos legislativos todos os dias, informando se houver alguma atualização. Por exemplo, você é notificado de que na Assembleia Legislativa do Mato Grosso foi apresentado um projeto falando que a semente de soja deve obedecer às regras A, B e C, ou que na Câmara Municipal de Porto Alegre um projeto que você acompanha teve parecer favorável na CCJC.
Esses dados são apresentados sem precisar executar ação alguma. Com a identificação do projeto, é só clicar em um botão e passa-se acompanhar as alterações, com os robôs visitando as páginas por você para detectar modificações.
Na prática, é como se você seguisse o projeto em uma rede social. Em caso de novidades, o usuário é notificado no feed.
Monitoramento manual e monitoramento automatizado: quais são as vantagens do segundo?
Os principais benefícios do monitoramento automatizado é que as informações chegam mais rápido, e com os dados estruturados de forma correta. Sua posição, nesse caso, é passiva, porque é desnecessário ir atrás da informação. Você as recebe de maneira automática.
Outra vantagem é a interface de gestão, o que permite organizar sua matriz de monitoramento de forma mais eficaz. Tendo acesso prioridade, alinhamento, urgência, importância e tags de cada matéria, você consegue visualizar exatamente o que quer, no momento em que precisa. Com estas e outras ferramentas, você consegue acompanhar uma quantidade exponencialmente maior de PLs, não se limitando a menos de duas centenas, como no Excel, podendo chegar a mais de 15 mil.
Outro benefício da automação são os filtros e a geração de relatórios. Com eles, você define qual recorte deseja fazer em sua matriz de monitoramento, por exemplo, os projetos de saúde que tramitaram nos últimos 30 dias na região Sudeste, e gera um entregável em minutos.
Com todos esses instrumentos, a visão oferecida é mais aprofundada e você sabe quanto tempo cada projeto ficou em cada comissão, se tem algum parlamentar barrando a proposta ou se outro pode fazê-la ter um andamento mais rápido. Esses dados contribuem para uma estratégia acertada.
Outra possibilidade é verificar o mapa da votação, registrando sondagens sobre o posicionamento de cada parlamentar. Com isso, constrói-se um cenário provável e determina-se a melhor estratégia.
Em resumo, com uma ferramenta completa, você automatiza grande parte do trabalho, monta sua estratégia e pode se dedicar a efetivamente fazer relações governamentais, ou seja, aquelas atividades que de fato agregam valor.
Para escolher a melhor plataforma, vale a pena considerar todos os recursos apresentados bem como a qualidade técnica da equipe – quando você estiver com uma dúvida sobre o rito para incorporação daquela emenda aglutinativa complicada, vão poder te ajudar?
Além disso, é importante verificar a geração de relatórios e práticas (e profundidade!) de Business Intelligence (BI) para garantir a coleta correta e útil das informações. Assim, você define qual solução é a mais adequada para a sua organização e escolhe uma plataforma com ROI elevado.
Tentamos aqui discutir se o monitoramento manual ou o monitoramento automatizado é o melhor para a sua empresa. No entanto, fica claro que a segunda opção é a ideal, certo?
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