Os constantes casos de corrupção no Brasil e no mundo, tanto no setor público como privado, revelam a necessidade das organizações investirem no fortalecimento de sua reputação e adotar medidas para mitigar qualquer possibilidade de risco à sua imagem. Assim, é preciso considerar que a maneira como se posicionam e são vistas pela sociedade de modo geral é, quase sempre, determinante para a prosperidade dos negócios. Nesse sentido, a gestão de Compliance surge como um valor essencial às companhias, independentemente de seu tamanho ou do setor em que atuam.
Criado a partir do termo inglês “to comply”, que significa agir em conformidade com uma regra, o Compliance pode ser compreendido como uma prática de adequação às normas e regulamentações. Contudo, ele não se restringe a ambientes externos e deve ser abordado, também, dentro das organizações. Ou seja, além de estar em acordo com as leis, a empresa deve desenvolver políticas voltadas à adequação de seus colaboradores às normas instituídas.
O Compliance é, portanto, tudo aquilo que diz respeito à conformidade, cuja finalidade é orientar, evitar e remediar a ocorrência de qualquer tipo de irregularidade, afastando, assim, riscos para a empresa.
Por essa razão, a gestão de Compliance está associada aos princípios de governança corporativa, se constituindo como um de seus pilares fundamentais. Isso porque ambos os termos estão relacionados à ética e buscam, conjuntamente, conservar a integridade do negócio. Dessa forma, essa gestão está orientada, sobretudo, ao princípio de transparência — elemento vital para toda organização.
A gestão de Compliance na prática
O Compliance é uma prática que requer planejamento e mudança de cultura. A criação desse processo depende de um longo processo de estudo e reflexão sobre a gestão da organização, comportamento de seus colaboradores, entendimento acerca de legislações e normas que podem impactar o negócio, entre outros fatores. Para a implementação, portanto, é preciso definir uma série de políticas. Entre as principais dicas para desenvolver um plano de gestão de Compliance estão:
1. Implementação
Para que resultados sejam alcançados é importante ressaltar que a gestão de Compliance não acontece ao acaso. É preciso, antes de mais nada, desenhar um programa de Compliance. Para isso, as empresas devem contar com equipes especializadas para o desenvolvimento de um setor específico dentro da organização, o qual será responsável por coordenar e monitorar todas as atividades.
É importante, ainda, que o departamento possua um código de conduta claro, que servirá como um guia para orientar as ações internas de modo a torná-las mais eficazes. De modo geral, seja externa ou internamente, é imprescindível dispor de políticas com diretrizes para o posicionamento que contemplem aspectos como a transparência dos atos, recursos destinados à área, segurança da informação, incentivos, canais de denúncia, treinamentos e melhoria contínua.
Desmembrar as políticas de acordo com as frentes de atuação auxilia o processo de implementação e condução. Para isso, é fundamental ter em mente pilares como anticorrupção, privacidade de dados, avaliação de riscos, atendimento imediato e o código de ética.
2. Definição de papéis
Para que o programa de gestão de Compliance ocorra de maneira satisfatória, é fundamental que a companhia tenha clareza sobre os papéis que cada membro desempenhará no processo.
Designar uma equipe que atuará no planejamento e aplicação do programa, além de dar aos colaboradores a sensação de fazer parte de algo maior, traz impactos nos resultados, considerando que cada membro se tornará responsável por uma determinada tarefa.
Dessa forma, construir essa equipe dependerá do tamanho da organização, embora mesmo instituições pequenas possam adaptar a criação do departamento para a sua realidade. Considere, em estruturas maiores, a definição de diretores, gerentes, coordenadores e analistas de Compliance, por exemplo, e atribua a cada um dos papéis a responsabilidade por parte do desenvolvimento do programa.
3. Mapeamento
Quando falamos sobre gestão de Compliance, o mapeamento aparece como um fator essencial à execução desse programa. Isso porque é preciso monitorar, a todo instante, possibilidades de riscos à organização e a melhor maneira para eliminá-los ou reduzi-los.
Identificar possíveis riscos e atuar no monitoramento preventivo possibilita que as organizações possam se antecipar e, com isso, ter mais controle sobre os impactos que a empresa poderá sofrer.
Para isso, é preciso estar atento à adequação interna e avaliar se os colaboradores estão em conformidade com as normas. Além disso, é preciso olhar para fora, de modo a identificar se a companhia está atuando dentro das legislações existentes e de acordo com as regulamentações. Atuar sobre o mapeamento trará importantes oportunidades para as empresas.
4. Envolvimento
O sucesso de um programa de gestão de Compliance pode ser medido, inicialmente, pelo envolvimento de seus colaboradores. Mas, além disso, é importante dar voz aos funcionários e ouvir o que eles têm a dizer.
Um ambiente com maior diversidade de opiniões pode resultar em planos mais consistentes e mais sólidos. Nesse sentido, vale salientar que os colaboradores também são stakeholders da organização e que, por isso, o impacto que a instituição confere a cada um deve ser mensurado. Desse modo, ouvir os colaboradores permitirá revisões no programa de modo a torná-lo ainda mais robusto.
5. Tecnologia
Processos tecnológicos e de automação podem se revelar importantes aliados ao Compliance quando esses instrumentos são bem aplicados. A tecnologia, nesse sentido, pode auxiliar ao diminuir as chances de fraudes e desvios na organização, por exemplo.
Outras ferramentas que podem ajudar a construir o processo e monitorar o seu desempenho são aquelas voltadas à análise de dados, treinamentos, monitoramento de atividades e criação de canais de comunicação. Além disso, também é possível recorrer a tecnologias para aumentar a eficiência da gestão.
Bônus
O Compliance nas organizações tem se tornado uma questão mais premente. De acordo com o relatório Maturidade do Compliance no Brasil, realizado pela KPMG com 450 empresas de diferentes regiões e tamanhos, o número de organizações que afirmaram não ter a função de Compliance em sua estrutura passou de 19%, em 2015, para 9% em 2017.
A gestão de Compliance implica em desenvolver mecanismos para estar em conformidade com as regras que, de modo geral, reduzem riscos, criam ambientes saudáveis e aumentam a presença no mercado a partir de uma imagem que inspire confiança.
Contudo, todas as ações que permeiam o Compliance estão relacionadas aos seus stakeholders. Nesse contexto, a gestão de Compliance impactará as relações com os executivos de alto escalão da organização e demais colaboradores, mas também representa a responsabilidade da companhia perante o governo, investidores, a comunidade e a sociedade de maneira geral.
Ou seja, diante dos mais diversos tipos de stakeholders que uma empresa está ligada, a gestão de Compliance só poderá ser executada com precisão se a organização for capaz de identificar e gerir cada uma das peças-chave para o crescimento de seu negócio.
Por essa razão, construir um canal que faça a integração e promova a gestão dos stakeholders é fundamental. A Inteligov oferece soluções para a gestão de stakeholders a partir do uso de ferramentas inteligentes que facilitam o dia a dia dos profissionais responsáveis. A partir do uso da plataforma, organizações podem gerenciar atores importantes para o negócio de maneira altamente eficiente.