Quem trabalha na área de relações governamentais sabe que a quantidade de tarefas, às vezes, parece interminável. Devido ao grande volume de serviço, à dinâmica das atividades e à necessidade de cumprir prazos apertados, é necessário saber como gerenciar melhor o tempo no trabalho para dar conta de tudo e com qualidade.
Sabemos que, nos dias atuais, com a quantidade de informações a que somos submetidos, manter o foco e a concentração em uma só coisa nem sempre é algo fácil e que isso, muitas vezes, pode prejudicar nossa produtividade.
Por isso, vamos falar no nosso post sobre como otimizar o tempo no trabalho e obter resultados positivos. Confira!
Estabeleça suas prioridades
Se você não souber estipular quais são as suas prioridades no trabalho, alguém estipulará para você e o resultado pode ser terrível. Portanto, saiba analisar qual é a urgência de cada tarefa designada, liste-as e siga a ordem de importância. Somente dessa maneira é que você conseguirá, além de gerenciar melhor o seu tempo no trabalho, desempenhar a sua função focado na qualidade.
Se você lida com a demanda de diversas pessoas, por exemplo, aprenda a fazer uma boa triagem das informações que elas passam. O “dono” do pedido sempre vai achar que a solicitação dele é mais importante e urgente do que a dos outros, logo, sempre questione qual o motivo da urgência, para quando deve estar pronto e qual o impacto que aquela tarefa causa sobre outras áreas.
Tenha uma agenda
Parece um conselho bobo, mas na correria do dia a dia as pessoas esquecem de manter uma agenda e acabam anotando os seus compromissos de maneira desordenada, o que pode ocasionar atrasos e caos.
Portanto, tenha uma agenda, que pode ser tanto as tradicionais, de papel, quanto aplicativos no celular personalizáveis e com alarme. Atualmente, há uma infinidade de aplicativos disponíveis que ajudam no gerenciamento do tempo das tarefas. Encontre aquele que melhor se encaixa na sua realidade e não esqueça de cumprir os compromissos anotados.
Organize o seu local de trabalho
Manter a sua mesa e sala de trabalho organizadas é uma atitude simples e eficaz para gerenciar melhor o seu tempo. Quantas vezes você demorou mais do que o planejado para finalizar uma tarefa simplesmente por que não encontrava algum documento ou informação importante? Sem contar o impacto positivo que um ambiente agradável gera para a nossa mente.
O seu local de trabalho é capaz de dizer muito sobre como você, portanto, mantenha-o organizado.
Elimine as coisas que fazem você perder tempo
É necessária uma boa dose de autoconhecimento nesse momento. Portanto, reveja todas as suas práticas e mapeie quais os comportamentos que você tem que não ajudam na hora de administrar melhor o seu tempo.
Robert Pozen é conhecido como o guru da produtividade e um de seus conselhos é o de eliminarmos a nossa necessidade de checar a caixa de e-mails a todo momento, por exemplo. Ele diz que tal prática, tão comum no ambiente corporativo, pode ser devastadora para aqueles que estão buscando maior produtividade.
Pense em todas as vezes que você parou para verificar mensagens sem importância no meio do trabalho, principalmente enquanto desempenhava alguma tarefa importante. O quão difícil foi reconquistar a concentração e foco? Ao contrário do que muitas pessoas acham, o hábito de responder e-mails e outros tipos de mensagens com rapidez nem sempre é sinônimo de produtividade. Portanto, evite!
Automatize o seu trabalho
Você já parou para pensar em quanto você perde tempo no seu dia a dia desempenhando tarefas administrativas que podem ser facilmente automatizadas? O monitoramento legislativo é um desses exemplos. Essa é uma tarefa importante para o profissional de relações governamentais que pode ser facilmente automatizada, fazendo com que sobre mais tempo para o cumprimento de outras demandas com qualidade.
Estabeleça resultados
Você consegue medir qual é o seu rendimento no trabalho ou apenas resolve as pendências que vão aparecendo sem nenhum tipo de critério? Uma boa maneira de gerenciar melhor o tempo é estabelecer resultados que devem ser cumpridos diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente.
Planejamento é tudo nesse momento, portanto, separe alguns minutos na segunda-feira, por exemplo, para revisar tudo que precisa ser entregue naquela semana e a mesma coisa logo no começo do seu dia e início de cada mês.
Com metas estabelecidas você vai conseguir perceber como é o seu desempenho no dia a dia, se está próximo do ideal ou quais pontos precisam ser melhorados. Melhor do que se vangloriar pelas horas extras realizadas diariamente, é poder celebrar resultados positivos alcançados.
Aprenda a delegar
Se você conta com a ajuda de assistentes ou estagiários, aprenda a delegar as tarefas mais simples e puramente administrativas para eles e foque naquelas de maior importância.
Sabe o pagamento de um boleto? Aquela pesquisa de legislação? Ou uma ligação meramente burocrática que não precisa ser feita por você? Repasse todos esses afazeres para a sua equipe e concentre suas energias no que realmente importa.
Muitas pessoas ainda têm receio de delegar tarefas com medo de parecerem menos importantes, mas isso não passa de mera insegurança. Você é essencial em seu trabalho porque dispõe de atributos bem melhores e valiosos do que a simples capacidade de resolver problemas básicos de escritório. Não tenha medo!
Esteja motivado
Se a mente vazia é a oficina do diabo, a falta de motivação é a oficina da procrastinação. Quando você não gosta do que faz, quando está cansada ou se sentindo sem propósito, você passa a desempenhar suas tarefas com menos vigor e dedicação e, obviamente, isso não é uma atitude boa para o seu trabalho.
Por isso, não deixe de cuidar do recurso mais importante: você! Estabeleça metas pessoais, desde a realização de pequenas viagens, passando pelo aprimoramento profissional ao fazer aquele curso que você sempre quis fazer, mas sempre achou que não tinha tempo.
Qualidade de vida é essencial para que o seu tempo seja melhor gerenciado e você trabalhe mais feliz. Logo, cuide do seu sono, do seu descanso e das suas horas de lazer. Atualmente, as pessoas estão desenvolvendo uma tendência de se vangloriarem por serem viciados no trabalho, o que apenas é uma cortina de fumaça para desenvolver doenças mentais ligadas a estafa, como é o caso do burnout. Não caia nessa!
Aprender a como gerenciar melhor o tempo no trabalho é essencial para adicionar qualidade nas suas tarefas e para fazer com que você evolua cada vez mais dentro da sua organização. No começo pode parecer difícil, mas tudo depende de você criar a sua rotina até que os bons hábitos apareçam.